Cosa sono i KPI?
I KPI sono indicatori di performance: indicatori di attività, valori che consentono di misurare un’attività, una risorsa, un gruppo di risorse. Molto spesso sono utili a capire lo stato di avanzamento di un progetto.
L’identificazione di KPI adeguati non è un’attività banale. I KPI variano non solo da azienda ad azienda, ma anche da un settore ad un altro, all’interno della stessa azienda.
Come devono essere i KPI:
- legati alla strategia e alla tattica: si sceglieranno sulla base dei processi e delle attività che si desidera misurare e monitorare;
- controllabili e calcolabili rapidamente e facilmente.
Sui KPI è possibile effettuare analisi quantitative, qualitative e comparative (chi lavora nelle vendite è abituato a vedere “classifiche”).
«You get what you measure»: ogni parametro che è importante tenere sotto controllo deve essere “misurabile”.
I KPI sono utili ad effettuare analisi intra-persona (la risorsa, mese dopo mese, progredisce? Attività e risultati, sono in linea con la strategia aziendale e gli obiettivi?) ed inter-persona (attività e risultati, sono in linea con la media del team o del settore?).
Quando si tratta di una field force di un’azienda farmaceutica, ecco 10 indicatori che è bene tenere sott’occhio.
Indicatori di attività:
1) Targeting
Selezione del panel di medici e farmacisti da visitare sulla base dei prodotti in effort, del potenziale prescrittivo (propensione ad utilizzare/consigliare certi prodotti in determinate patologie), e del n° di pazienti.
2) Schedario
Ogni ISF ha un territorio di pertinenza, costituito da un numero variabile di brick a seconda delle attività, dei medici, dei farmacisti e delle strutture che deve intercettare. Lo schedario è solitamente composto da Medici di Medicina Generale (MMG), Specialisti e Farmacie. Di ogni anagrafica l’ISF conosce l’indirizzo di visita, che può essere lo studio privato del medico o anche una struttura come un reparto di un ospedale, un consultorio o un pronto soccorso.
3) Copertura
È una percentuale. Si calcola con la seguente formula: [(n° medici visitati/totale medici in schedario) x100]. Se lo schedario di un ISF è composto da 300 anagrafiche, e dopo un mese di lavoro l’ISF ne ha visitate 100, la sua copertura in quel momento, è pari al 33% (è possibile calcolare anche una copertura parziale per il singolo target: ad esempio, quanti ginecologi ha visitato nell’universo del suo panel di ginecologi).
4) Media visite
È la media visite giornaliera mantenuta dall’ISF in una settimana, in un mese o in un ciclo di lavoro. Se l’ISF ha effettuato in una settimana 50 visite e ha lavorato per 5 giorni, la sua Media visite è pari a 10 (mediamente ha effettuato 10 visite/die).
5) Frequenza
Indica con che frequenza si sta visitando un determinato target. Si calcola con la seguente formula: N° visite/N° visitati. Se un ISF ha visitato 150 volte 100 medici di medicina generale ha una frequenza sul target MMG pari a 1,5.
6) Qualità della comunicazione
Attraverso assessment, in affiancamento con l’ISF, è possibile rilevare se egli si attiene alla strategia comunicazionale richiesta dall’azienda e se presenta, a seconda del target, i messaggi dei prodotti così come gli sono stati illustrati in sede di formazione.
Indicatori di risultato:
7) Dati IMS
Solitamente le aziende acquistano dati ITS, analizzando il territorio dell’ISF mese dopo mese è possibile rilevare incrementi o decrementi nelle vendite.
8) Ordinato
Le vendite interne, a differenza dei dati IMS sono dati che è possibile monitorare quotidianamente e in tempo reale. L’ordinato a valori e unità, rappresenta ciò che farmacie, parafarmacie, grossisti e altri canali hanno ordinato.
9) Frequenza di ri-ordino
Oltre all’ordinato totale, è interessante valutare il n° di ordini effettuati da ogni farmacia (se un farmacista riordina dopo 3 settimane, quasi certamente ha evaso la maggior parte dei pezzi ordinati in precedenza, in questo modo si ha anche un’idea del sell-out) e mappare i clienti sulla base dei volumi di acquisto.
10) Fatturato
Le vendite interne in termini di fatturato a valori e unità, rappresentano ciò che l’azienda ha realmente venduto.
Col supporto dell’IT ho messo a punto una serie di report aggiornabili collegati direttamente al CRM aziendale (attraverso cui la field force registra la propria attività). Questi report sono stati sviluppati per soddisfare le esigenze di diverse figure aziendali (ISF, AM, Coordinatore Nazionale, Direttore Vendite) che, in ordine crescente, accedono a dati sempre più completi ed analisi maggiormente sofisticate, attraverso cruscotti elaborati per effettuare analisi quotidiane, settimanali, mensili, di canvass, o annuali.
Condividere dati e informazioni, con diverse persone e a diversi livelli (a seconda dei ruoli e delle competenze), consente a tutto il team di monitorare costantemente le attività e lo stato di avanzamento verso gli obiettivi.
